Der Projektpartner, Scope ist ein Unternehmen der Finanzbranche, welches sich auf die Analyse und Bewertung von Finanzinstituten, Unternehmen, strukturierten Finanzierungen, Projektfinanzierungen und öffentlichen Finanzierungen fokussiert.

Scope ist das Onboarding von Mitarbeitern sehr wichtig, daher findet alle 3-4 Wochen ein Welcome Meeting mit den neu eingestellten Mitarbeitern sowie Mitarbeitern aus dem Human Resources Bereich statt. Dieses wird physisch in Berlin durchgeführt und Mitarbeiter aus anderen Standorten (Frankfurt, London, Madrid, Milan, Oslo und Paris) werden per Videokonferenz über Skype for Business zugeschaltet. Die Teilnehmerzahl variiert zwischen etwa 3-15 Teilnehmer pro Meeting.

Inhalte des derzeitigen Welcome Meetings:

• Vorstellung der Scope Gruppe (Geschichte, Vision, Mission, Unternehmenskultur) mithilfe von Präsentationen
• Einführung in das Business Continuity Management
• Einführung in die Scope Academy und Skype for Business
• Fragenrunde
• Gemeinsames Pizzaessen zum Abschluss

Ziele des Welcome Meetings:

• Kennenlernen des Unternehmens
• Erfassen des Kernkonzepts von Scope, um einen besseren Workflow zu ermöglichen

Nach einem intensiven Benchmarking und einer internen Befragung wurden folgende Lösungsalternativen zur Optimierung entwickelt: 

• Erarbeitung einer Toolbox mit interaktiven Gestaltungsmethoden, aus der situationsgerecht anhand der Teilnehmerzahl oder aktuellen Rahmenbedingungen ein optimiertes Welcome Meeting gestaltet, vorbereitet und nachbereitet werden kann
• Einordnung von Empfehlungen in den gesamten Onboarding-Prozess in den Kontext des Candidate Journey

Weitere Empfehlungen:

• Auslagerung von Präsentationen, die bereits vorab von den Mitarbeitern als Videosequenz angesehen werden können
• Wissensabfrage über Netigateo Zoom als zusätzliche Softwarelösung, um die Welcome Meetings stabil und interaktiv (z.B. mit Breakout Rooms), auch mit Mitarbeitern von anderen Standorten, gestaltenzu können
• Stärkeren Fokusauf die Interaktion und das Netzwerken zwischen den neuen Mitarbeitern setzen
• Ausgabe von Goodie Bags am Ende, um Bindung zum Unternehmen zu steigern
• Welcome Meeting anhand einer kurzen Umfrage evaluieren, um stetige Optimierung voranzutreiben

Fachlich

• Candidate Journey beginnt bei erstem Berührungspunkt mit dem Unternehmen (erste Aufmerksamkeit des Bewerbers) und endet meist beim Endgespräch zur Probezeit. Das Onboarding eines Mitarbeiters als ein Element dieser enorm wichtig
• Welcome Meetings sind mögliche Elemente eines Onboarding-Prozesses, wobei eine genaue Zielsetzung notwendig ist: Elemente eines Welcome Meetings sowie ihre Auswahl müssen im sinnvollen Bezug zur Candidate Journey, Firmenkultur sowie Mitarbeiterkultur gebracht werden (Anforderungen & Nutzen)

Methodisch 

• Benchmarking von anderen Unternehmen ist nur sinnvoll, wenn die „anderen“ Unternehmenvergleichbar sind, ansonsten kann eine Benchmarkanalyse aber genutzt werden, um das Brainstorming für die Gestaltung zu inspirieren
• Mitarbeiterumfragen sinnvoll einsetzen und Aussagen von nicht relevanter Stichprobengröße nicht generalisieren 

Teambezogen

• Einbringen von proaktivem „Querdenken“, um den daraus entstandenen eigenen Ideen Gehörzu verschaffen
• Klare Aufgabenverteilung mit Deadlines und orientiert an Projektzielen sind notwendig, um Projekt zielgerichtet und effektiv zu gestalten